График отпусков 2024: нужно ли включать дни, не отгулянные в прошлом году

Нередко случается так, что у сотрудников остаются неиспользованные дни отпуска. Не секрет, что у многих накапливаются «долги» по отпускам за три года и более. Такой трудоголизм идет вразрез с требованиями ТК, и исправлять эту ситуацию приходится специалистам по кадрам. Расскажем, как составить график отпусков при таких исходных.

Как должно быть

Если строго следовать ст. 124 ТК, то недопустимо копить отпуска более чем за 2 года. Даже если трудоголик этого не желает, его прямо-таки необходимо отправить в отпуск. Как именно — очень просто: включить в график отпусков. Ведь, согласно ст. 123 ТК, этот документ обязателен не только для работодателя, но и для трудящегося. Чтобы соблюсти требования закона, нужно:

Не менее чем за 2 недели до «старта» отпуска известить сотрудника в письменном виде.
Начислить и выплатить отпускные.

Эти действия гарантируют работодателю безопасность от претензий трудинспекторов.

Увы, в большинстве случаев все вышеописанное— недостижимый идеал. И как исправить ситуацию, когда трудоголик накопил отпусков за 3–4 года и более?

Точка зрения № 1: учитывать отпуск только за текущий период

При таком подходе все отпуска прошлых лет были запланированы в графиках за соответствующие периоды. Если работник не пошел в какой-то из отпусков, должен был быть оформлен перенос отпуска, который продолжает учитываться в рамках графика соответствующего года.

Сторонники такой позиции считают, что в графике можно указать отпуск лишь за текущий период. Таким образом, если все переносы отпусков в прошлых периодах были оформлены корректно, то у работодателя сохраняется право отправить «трудоголика» в отпуск в указанные в заявлении даты.

Точка зрения № 2: включать в график все отпуска

Это более распространенная точка зрения: включать в график все отпуска, в том числе и предоставленные за прошлые годы. Это связано с тем, что на практике работодатели зачастую не оформляют переносы отпусков или «обнуляют» их в конце года.

Если работодатель письменно не оформил переносы отпуска и нет сводного актуального графика отпусков с учетом переносов прошлых лет, то удобным способом будет «запланировать неотгулянные дни еще раз».

Проще и удобнее вести график отпусков в электронной форме. В сервисе EasyDocs есть возможность автоматически формировать запросы на графики отпусков с учетом всех доступных видов отпуска каждого сотрудника, а также с учетом неиспользованных дней отпуска прошлых лет. При этом расчет неиспользованных дней отпуска может производиться одним из двух способов:

1) С учетом фактических дней неиспользованного отпуска на дату формирования запроса.

2) С учетом неиспользованных дней отпуска по состоянию на 31 декабря текущего года за минусом дней отпуска, которые уже проведены в 1С до конца года.

Как предоставлять неотгулянные в прошлом отпуска

ТК этот вопрос не регламентирует. На практике прослеживаются 2 подхода.

Первый подход: сначала предоставить отпуск текущего периода — потом «просроченный».

Для этой точки зрения есть основания: ст. 122 ТК требует предоставлять отпуск ежегодно, стало быть, «текущий» в приоритете. Сторонники этого подхода ссылаются на разъяснения Роструда о том, что ТК «не содержит положений, которые предусматривают использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности» (письмо от 01.03.2007 № 473-6-0).

Второй подход: предоставлять отпуска в хронологическом порядке.

Например, если сотрудник не отгулял отпуска за 2020 и 2021 года — нужно предоставить отпуск сначала за 2020, потом за 2021 год, и так до текущего года. Тут тоже есть своя логика: постепенно сокращая «долг», работодатель исправляет нарушение и, одновременно, исполняет требования ст. 122 ТК — предоставить отпуск в текущем году.

Интересно что, адепты этого подхода ссылаются на те же разъяснения Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. И вновь логично: Роструд не запрещает предоставлять отпуска в хронологической последовательности.

На практике возможны оба подхода. Главное: выбрать тот, который представляется более приемлемым, и закрепить локальным нормативным актом.

В EasyDocs при формировании заявлений на отпуск или перенос отпуска после согласования с руководителем документы попадают в расширение для 1С: ЗУП, где кадровые специалисты могут автоматически сформировать соответствующий документ 1С (отпуск или перенос в графике отпусков). При этом все данные из документа, включая ФИО, должность, подразделение и даты периодов отпуска, автоматически подгрузятся. То есть работа по вводу данных из заявлений выполняется автоматически, а кадровому специалисту остается только проконтролировать данные и провести их в учетной системе.

В заключение ответим на два вопроса.

По сколько дней предоставлять неотгулянные отпуска?

Ответ тут может быть один: сколько угодно. ТК не регулирует этот вопрос, и, если работодатель предоставит весь неотгулянный отпуск разом, он исключает конфликт с ГИТ. Так что смело можно погашать «долги» в любом объеме, который не навредит нормальной работе.

Корректно ли отправлять работника в отпуск по выходным дням, чтобы погасить накопленные дни прошлых лет?

Если работодатель оформляет сотрудникам части оплачиваемого отпуска всего на 2 дня, которые выпадают на субботу и воскресение, ему грозит штраф за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

К тому же если работник, когда и так должен отдыхать числится в отпуске, а в понедельник выходит на работу, Минтруд трактует это как скрытую компенсацию за неиспользованную часть отпуска (письмо от 07.12.2023 № 14-2/ООГ-9754). Получается, что у работника сокращается количество дней неиспользованного отпуска, и он получает деньги без увольнения.

Совпадение краткосрочного отпуска с выходными не считается нарушением, если, например, отпуск работника начинается в субботу и длится до пятницы следующей недели. При этом захватываются обычные рабочие дни.

Чтобы не допускать просрочек по отпускам, контролировать сроки «отправки» работников на отдых — и, в итоге, избежать любых претензий ГИТ из-за потерявшихся заявлений, записок и т.п., используйте все возможности кадрового электронного документооборота EasyDocs. Быстрый старт, точный учет и никаких бумаг!