Как составить график отпусков на 2024 год: форма, утверждение и внесение изменений

До 15 декабря 2023 года работодатели должны утвердить график отпусков работников на 2024 год. Напомним, что это требование из ст. 123 ТК РФ. Рассказываем в статье, как составить график отпусков на 2024 год и какие есть подводные камни в этой процедуре.

В этой статье:

• Для кого обязателен график отпусков
• Кого надо включать в график отпусков
• Обязательно ли учитывать пожелания работников по срокам отдыха
• Можно ли в графике делить отпуск на части
• Как правильно заполнить график
• По какой форме составить и утвердить график
• Как исполнять график
• Как внести изменения в утвержденный план

Для кого обязателен график отпусков

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному.

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Это отдельно разъясняет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

• «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Кого надо включать в график отпусков

Кадровик составляет план отдыха по всем работникам, с которыми заключен трудовой договор, но есть нюансы.

1. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
2. С мобилизованными сотрудниками трудовой договор приостанавливается. Поэтому включать их в график отпусков не нужно. Это разъяснили эксперты Роструда в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф». Но это лишь рекомендация. А по факту у мобилизованного работника продолжает копиться отпускной стаж. Чтобы его не потерять, лучше включить сотрудников в график отпусков. В графе «Примечание» указать, что работник мобилизован.

В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

На практике некоторые эксперты дают советы не включать в график отпусков тех, с кем заключен срочный трудовой договор сроком до шести месяцев. Ведь формально у них не возникает права на отпуск. Вместе с тем ст. 114 ТК РФ таких оговорок не содержит.

Исполнителей по договору ГПХ в график отпусков не включайте. Отношения с ними не регулируются трудовым законодательством. И вы рискуете, что в такой ситуации договор ГПХ будет признан трудовым.

Обязательно ли учитывать пожелания работников по срокам отдыха

Обратите внимание, что график отпусков — это директивный документ работодателя, а не договоренность между сотрудниками и руководителем. Из этого следует простое правило. Учитывать при составлении графика отпусков пожелания работников можно, не необязательно.

Есть только одна группа — «льготники», которые имеют право уходить в отпуск по своему желанию. Им можно проставить в графике те даты, когда они хотят. Кстати, в этом случае в течение года возможны отклонения от плана, поскольку «льготник» может изменить свои желания. Но нарушением трудового законодательства это не будет.

По остальным работникам работодатель пожелания работников может не учитывать и сам распределять отпуска в течение года. График утверждают с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 123, 372 ТК РФ). И не обязательно, чтобы оно было положительным. Главное, его запросить и получить. Это и будет «учет пожеланий работников».

Однако на практике многие компании начинают собирать в октябре предложения от сотрудников в график отпусков. Это их право.

Нельзя заставить работника представить предложения в график отпусков. Он не обязан этого делать.

Можно ли в графике делить отпуск на части

Роструд считает, что нельзя. Он напомнил, что разделить отпуск на части можно только по соглашению сторон (письмо от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).

График отпусков — директивный документ. Если работодатель дробит в нем отдых сотрудника на части и устанавливает продолжительность каждой из них, то получается, что он диктует свою волю.

На практике компании часто устанавливают в графике отпуск по частям. Они заранее берут с работника заявление, либо получают его подпись на проекте графика. Если вы практикуете такой же подход, то будьте готовы отстаивать свою позицию перед трудовым инспектором.

Как правильно заполнить график

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

1. Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
2. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней.
3. Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ.
4. При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
5. Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
6. Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время.

Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.

На практике отпуск работника может прийтись на декабрь 2024 — январь 2025 года. В этом случае в графике на 2024 год ставят ту часть, которую работник использует в 2024 году. В графе «Примечание» указывают, что оставшиеся дни пойдут в график 2025 года. Так кадровик не «потеряет» весь положенный работнику отпуск за рабочий год.

Напомним, что рабочий год работника отличается от календарного. Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включаются в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). Например, сотрудник принят в компанию 24 октября 2022 года. Его рабочий год начнется с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Периоды прогулов или отстранения от работы в стаж для отпуска не включаются. Соответственно, они будут «удлинять» рабочий год.

По какой форме составить и утвердить график

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

• о мотивированном мнении профсоюза,
• об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Минтруд считает, что подписи работников на графике отпусков не нужны (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Роструд также на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления с этим документом работодатель выбирает самостоятельно. Например, график отпусков можно вывесить на доске с корпоративной информацией.

Как исполнять график

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

• доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск,
• закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как внести изменения в утвержденный план

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).

"

Скачать «График отпусков 2024: правила и нюансы составления — рн»